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  • David Efrain

5 passos para resolver problemas de forma eficaz

Problemas sempre vão surgir, na verdade, um caminho que é livre totalmente de problemas, provavelmente não leva à lugar algum. Não sei quando você estará lendo isto, mas no momento em que estou escrevendo, estamos vivendo uma pandemia global.

O novo Coronavírus tem causado sérios problemas a muitas empresas por mudar drasticamente sua estrutura e dinâmica. Para ajudar essas organizações, decidimos listar 5 passos para resolver problemas de forma eficaz, a saber:

1. Diagnóstico

2. Análise

3. Planejamento

4. Ação

5. Avaliação


1-Diagnóstico

Reúna todas as informações pertinentes a situação atual. Aqui é importante você ficar atento aos detalhes como um todo. Nada deve ser descartado. Assim como colocar todas as peças de um quebra-cabeça em cima da mesa.

Perguntas chaves dessa etapa: Qual é a situação atual? Quais fatores motivaram esse problema? As fontes de informação são confiáveis?

2-Análise

Depois de recolher todos os dados e informações. Comece a organizar os fatos em uma linha lógica e cronológica. O objetivo aqui é identificar e separar os sintomas da causa geradora do problema .

Muitas vezes gastamos energia e recursos nos sintomas. Talvez por serem mais visíveis ou por não fazer um diagnóstico completo. O fato é que para encontrar a solução você deve fazer um caminho até a fonte do problema e ver suas dimensões.

Analisar o problema é como fazer o mapeamento de uma determinada região. Conhecendo todas as passagens, ruas, ruelas, avenidas e atalhos, é possível chegar no destino desejado indo pelo melhor caminho.

Perguntas chaves dessa etapa: Qual é o principal problema? Onde está sua origem? Quantos problemas secundários podem ou já derivam do principal?

3-Planejamento

Repare que até aqui não conversamos necessariamente sobre a solução em si. Isso não foi atoa. Sabe aquela frase que constantemente ouvimos: “Foque na solução e não no problema”. Bem, me permita discordar dela.

Existe duas formas de encarar o problema, uma é emocionalmente, observando todo o poder destrutivo dele e a outra é de forma analítica, buscando conhecer sua dimensão e como derrotá-lo.

Não há como ganhar de algo que não conhecemos. Por isso, estude o máximo possível a situação para poder então fazer um planejamento eficaz.

Nessa etapa você e sua equipe irão propor soluções. Uma dica aqui é... se as soluções esplanadas forem vagas e fracas, pode significar que as etapas anteriores não foram bem-feitas.

3.1- Brainstorm: Deixe todos falarem de forma aberta, escreva e ouça desde as soluções mais genéricas e mirabolantes até as mais inteligentes e específicas. Reúna todas elas e faça um top 3 das melhores que surgirem.

3.2- Plano de Ação: Entre essas 3 soluções busque a melhor e mais viável. Busque identificar quais os pontos fracos de cada solução e como elas podem falhar. A melhor forma de evitar uma falha é sabendo como ela pode acontecer.

Faça um plano visando a raiz do problema, mesmo que você tenha que cuidar dos sintomas primeiro. Pior do que um novo problema é um problema mal resolvido. Ele tende a ficar mais forte com o tempo e difícil de elucidar.

Como você já sabe com que está lidando, vai poder reunir os recursos necessários para realizar as tarefas, diminuindo o custo da operação. As etapas precisam ser claras e pontos críticos de controle precisam ser criados, além dos de performance.

Perguntas chaves dessa etapa: Que estratégia tomar? Quais os pontos críticos de controles e de performance eu vou adotar? O plano é viável? Quanto e quais são os recursos que vou precisar usar? Em quanto tempo será obtido o resultado?

4-Ação

Depois que todo plano estiver estruturado e todos os recursos organizados, é hora da execução. É pertinente aqui obedecer às etapas e ficar de olho nos indicativos e resultados, além dos prazos para saber se tudo está indo pelo caminho correto.

5-Avaliação

Agora é observar e avaliar o resultado obtido, se o problema foi resolvido totalmente ou não. Se os recursos foram gastos de forma correta e se o tempo estimado foi cumprido.

Se a solução não atingir o grau desejado, vá para o plano B e C pensados lá no planejamento. O essencialé sempre ter boas opções. Problemas fazem parte da vida do empreendedor, seu papel é encontrar oportunidades neles e assim evoluir constantemente.

“Viver é enfrentar um problema atrás do outro. O modo como você o encara é que faz a diferença”.

Benjamin Franklin

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